Di bagian ke-2 ini, kami akan membahas 4 strategi & 15 jurus yang dapat memperbaiki arus kas kamu secara signifikan.
Bila kamu belum membaca bagian ke-1, silakan klik link dibawah ini:
24 Jurus Instan Perbaikan Arus Kas (Bagian Ke-1)
Mari kita mulai!
Strategi Billing (Pembuatan Tagihan)
#10 – Otomasi Pembuatan Invoice
Salah satu cara paling penting untuk memperbaiki arus kas adalah mengurangi langkah-langkah manual pembuatan invoice.
Tanyalah pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan seperti:
- Berapa banyak orang terlibat dalam pembuatan invoice?
- Sesudah kamu menyelesaikan pekerjaan, kemudian berapa lama dibutuhkan agar invoice sampai ke tangan klien?
Mempelajari dan merampingkan proses penagihan akan mempercepat waktu invoice sampai ke tangan klien kamu dan mengurangi biaya penagihan. Hal ini akan membuat arus kas kamu menjadi lebih baik.
Cara Mempersingkat Proses Penagihan:
- Atur penagihan periodik berulang di program Akuntansi kamu dan kirim lewat email.
- Otomasi time tracking, labor costing dan biaya terkait di program Akuntansi kamu menjelang penerbitan invoice. Hal ini memastikan kamu dibayar sesuai dengan pekerjaan yang sudah diselesaikan.
#11 – Tagih Periode Mingguan Daripada Bulanan
Banyak perusahaan hanya menagih klien setiap akhir bulan karena ini adalah praktek yang paling umum.
Namun, jika kamu mengubah ke menagih mingguan, kamu akan mempercepat penerimaan pembayaran.
Berdasarkan Vstr, bila kamu mengeluarkan invoice di hari yang sama setiap minggu, kamu harus mengirim invoce di akhir minggu untuk dibayar lebih cepat.
Hasil riset hari terbaik mengirim invoice:
- Akhir Minggu – invoice biasanya dibayar dalam 29 hari.
- Selasa, Kamis dan Jumat – invoice dibayar lebih lambat 10 hari dibanding dikirim akhir minggu.
Perbedaan ini sangatlah signifikan.
Apabila kamu memiliki staf yang bisa menagih mingguan, kamu akan dapat memperbaiki arus kas secara cepat.
#12 – Tagih Per Termin, Bila Tidak Bisa Menagih Mingguan
Jika tidak bisa menagih mingguan, penagihan per termin adalah alternatif terbaik untuk tetap memiliki arus kas positif sepanjang perjalanan pengerjaan proyek besar.
Waktu dan jumlah pembayaran harus berdasarkan perhitungan yang valid atau yang sudah diselesaikan. Jadwal pembayaran yang tepat akan memastikan kamu tetap berada dalam arus kas positif saat kamu melalui setiap tahap pekerjaan.
Ini adalah kunci untuk memberikan kamu modal kerja cukup untuk tetap mengucurkan dana di fase berikut dari sebuah proyek (Contoh: perencanaan, desain, pengembangan dan implementasi).
Mulailah dengan pola pikir bahwa kamu harus memiliki dana lebih daripada biaya yang dikeluarkan. Ini berarti mendapatkan 50% di depan dan mendapatkan 50% dalam tahapan termin.
Tujuannya adalah menyisakan persentase terkecil untuk penerimaan akhir, saat masalah biasanya timbul.
Riset Fundbox menunjukkan 64% bisnis terdampak dengan waktu pembayaran yang mundur.
#13 – Tagih Langsung Sesudah Pekerjaan Selesai
Bila kamu menyelesaikan sebuah pekerjaan di tanggal 5 tapi kamu tidak mengirim invoice hingga akhir bulan dan klien kamu membayar di 30 hari setelahnya, berarti kamu tidak dibayar selama 55 hari.
Di saat itu, kamu mungkin sedang membayar gaji 2 hingga 3 kali.
kamu harus segera menagih klien secepatnya – mingguan, per termin atau segera sesudah pekerjaan selesai.
Bila kamu fokus untuk mendapatkan uang lebih cepat, arus kas kamu akan membaik.
Strategi Collections (Penagihan)
#14 – Dapatkan Deposit Di Awal Sebelum Pekerjaan Dimulai
Saat kamu memulai pekerjaan baru, kamu tidak memiliki saldo kas negatif.
Dibayar di awal adalah jalan untuk menghindari situasi di mana kamu harus mengejar klien yang menunda pembayaran.
Apakah ini mungkin terjadi?
Tergantung seberapa besar kamu percaya pada klien kamu. Dalam beberapa kasus, memberikan sedikit potongan harga sebagai insentif untuk pembayaran di awal akan membantu.
Pembayaran di awal akan memberikan kamu ketenangan dengan mengurangi resiko tagihan macet serta memudahkan menyusun anggaran.
Mintalah jumlah terbesar yang masuk akal sebelum kamu memulai pekerjaan saat mereka sudah nyaman dengan cara kerja kamu.
Jika tidak dapat meminta pembayaran penuh, 50% pembayaran di awal adalah stkamur di sebagian besar industri yang dapat kamu terapkan.
Mendapatkan pembayaran di awal yang sudah menutupi biaya kamu, memberi perubahan besar pada arus kas perusahaan kamu serta mengubah pola pikir kamu dari kekurangan menjadi berkelimpahan.
#15 – Tugaskan Bagian Collections
Jangan berikan tugas bagian collections ke resepsionis atau manager kantor, keecuali kamu sudah menjelaskan bahwa hal ini masuk dalam daftar prioritas. Mereka juga harus diberikan waktu yang cukup untuk melakukannya dengan benar.
Seorang resepsionis tidak bisa melakukan tugas penagihan bila dia harus menjawab telepon.
Kesalahan ini dilakukan banyak perusahaan karena orang yang menelepon:
- tidak niat melakukannya.
- belum dilatih untuk menagih via telepon secara efektif..
- tidak diberikan cukup waktu melakukan tugas ini.
Hasilnya, penagihan menjadi pekerjaan dengan prioritas terendah.
Pilihan alternatif adalah memiliki personil sales yang bertanggungjawab terhadap proses penagihan. Bila dia hanya dibayar saat perusahaan dibayar, kamu memiliki seseorang berinsentif yang memastikan kamu mendapatkan uang.
Proses penagihan yang buruk akan berdampak pada masalah dalam arus kas. Penagihan sering menjadi hal terakhir yang dilakukan, sehingga jarang mendapatkan hasil yang baik.
#16 – Telepon Klien 5 Hari Sebelum Jatuh Tempo
Sebagian besar perusahaan menunggu invoice jatuh tempo, baru setelahnya menelepon untuk menagih.
Ini adalah sebuah kesalahan.
Telepon kamu yang pertama kepada klien harus dilakukan antara 3 sampai 5 hari sebelum invoice jatuh tempo.
Anggaplah ini sebuah pelayanan untuk mengetahui tingkat kepuasan sambil memastikan invoice sudah diterima dan dimengerti serta mendapatkan kepastian kapan pembayaran dapat dilakukan.
#17 – Terima Pembayaran Kartu Kredit
Banyak pemilik bisnis sering tidak mau menerima pembayaran kartu kredit karena terkena potongan biaya 2-3%.
Namun, terkecuali invoice kamu sedikit atau secara rata-rata invoice memiliki nominal besar, manfaat yang didapat karena perbaikan arus kas dan berkurangnya ongkos penagihan – sangat jauh menguntungkan dibanding biaya kartu kredit yang dikeluarkan.
Tambahkan syarat dalam proses penagihan yang memungkinkan kamu secara otomatis membebankannya ke kartu kredit saat sebuah pekerjaan selesai.
Terkecuali untuk proyek yang memiliki banyak keterkaitan, 2.5% merchant fee lebih kecil daripada resiko mengejar pembayaran dan biaya riil penagihan yang terjadi di lapangan.
Sudah banyak bisnis yang menyadari bahwa mereka tidak memiliki cukup uang untuk membayar gaji berikutnya. Saat hal itu terjadi, seluruh fokus pimpinan tertuju pada siapapun juga yang memiliki piutang.
Saat pimpinan berada dalam posisi itu, mereka tidak dapat berpikir strategis.
Permudahlah klien kamu untuk membayar supaya terhindar dari masalah arus kas. Biaya kartu kredit yang dikeluarkan adalah sebuah biaya positif dibanding dengan gangguan arus kas.
#18 – Ikuti Metode Penagihan 3F (Firm, Focus and Friendly)
Be Firm
Bila kamu mendapatkan komitmen tanggal pembayaran, kamu dapat menelepon satu hari sebelumnya dan mengingatkan kembali.
Be Focused
Bila klien memberikan masukan tentang produk atau jasa yang dipakai, pastikan kamu mendengar dengan seksama dan bicarakan masalah yang dimiliki, serta keluarkan solusi untuk hal tersebut jika memungkinkan.
Tindakan ini akan menunjukkan bahwa kamu serius untuk memberikan pelayanan terbaik, sekaligus mempermudah kamu dalam menagih pembayaran.
Be Friendly
Bila terjadi keterlambatan pembayaran, bersahabatlah dan sediakan pelayanan klien terbaik untuk membantu mereka melalui tahapan pembayaran.
Usahakan mengurangi tekanan, karena hal ini akan membantu klien menjadi nyaman dan lebih kooperatif untuk mencari jalan keluar dari masalah pembayaran.
#19 – Tetapkan Syarat dan Ketentuan Pembayaran Kredit
Pastikan kamu memiliki kebijakan pembayaran tertulis.
Kebijakan pembayaran ini harus dimasukkan dalam syarat dan ketentuan di proposal, kontrak atau referensi di invoice kamu. Pastikan setiap orang, termasuk klien mengetahui detil mengenai ketentuan penagihan di perusahaan kamu, sebelum kamu memulai pekerjaan apapun.
Setidaknya, kebijakan pembayaran ini berisi:
Ketentuan Pembayaran:
- Kapan pembayaran akan jatuh tempo?
- Siapakah yang membayar tagihannya?
- Kapan pembayaran akan dilakukan?
Biaya-Biaya Keterlambatan
- Apa saja biayanya dan berapa?
Kami merekomendasikan 2% hingga 3% per bulan. Jangan biarkan problem arus kas klien kamu menjadi problem arus kas kamu.
Strategi Reporting (Pelaporan)
#20 – Hitung Rata-Rata Umur Piutang / Days Sales Outstanding (DSO)
kamu tidak dapat mengatur atau mengelola apa yang tidak dapat diukur atau dihitung – apa yang dapat diukur atau dihitung oleh manajemen akan selalu terjaga.
Dalam hal ini, untuk menilai kesehatan arus kas, kamu harus memonitor Days Sales Outstanding (DSO).
DSO mengukur berapa hari dibutuhkan untuk menagih piutang. Jadi, DSO adalah rata-rata umur piutang.
Bila DSO kamu trennya sedang naik, maka bisnis kamu cenderung bergelut dengan arus kas. Mengetahui angka DSO membantu kamu menentukan apakah harus memperbaiki proses dan kebijakan penagihan kamu yang sedang berjalan atau meng-outsource-kan penagihan.
Jadi akhirnya, tujuan kamu adalah mengurangi DSO ke angka yang terkecil.
Mengapa?
Karena setiap hari kamu sedang bekerja untuk sesuatu di mana kamu belum dibayar. Terkecuali kamu berada dalam usaha meminjamkan uang – kamu harus mengurangi DSO.
Setiap hari dimana kamu bekerja belum dibayar oleh klien kamu di awal, kamu sesungguhnya sedang memberi hutang.
Jalan termudah untuk mengurangi DSO adalah dengan:
- Penagihan tepat waktu.
- Insentif kepada klien yang melakukan pembayaran lebih awal.
- Memperpendek jangka waktu pembayaran.
#21 – Stop Klien Dengan Margin Keuntungan Kecil
Berhentilah bekerja dengan klien yang memberikan keuntungan kecil dan tugaskan tim Sales kamu untuk mencari proyek dengan keuntungan lebih besar.
Bila kamu bekerja dengan klien yang memberi keuntungan kecil karena kekhawatiran kehilangan arus kas atau tidak mampu menggantikan mereka dengan klien yang memberi keuntungan lebih baik, kamu akan menghambat perkembangan perusahaan kamu.
Janganlah takut memberhentikan klien dengan margin kecil karena klien dengan margin kecil-lah yang memberi masalah dan menghabiskan banyak waktu. Hilangkan klien tersebut, bisnis kamu akan lebih menguntungkan dan tim Sales kamu menjadi lebih bahagia.
Evaluasi klien mana yang harus diberhentikan.
Tambahkan penghasilan serta keuntungan perusahaan kamu dengan mengganti klien dengan margin kecil ke klien dengan margin besar.
#22 – Sortir Usia Piutang Berdasarkan Jumlah, Bukan Urutan Abjad Nama
Saat kamu memulai proses penagihan, langkah pertama adalah membuat laporan usia piutang.
Sortir laporan usia piutang berdasarkan jumlah terbesar, bukan berdasarkan nama. Sebagian besar program akuntansi mensortir berdasarkan nama, jadi mereka akan meletakkan abjad ‘A’ paling atas.
Fokuslah pada piutang dengan jumlah terbesar dan kamu akan mendapatkan perbaikan arus kas paling maksimal.
Strategi Asset
#23 – Kontrol Persediaan Barang
Mengontrol persediaan barang adalah perpaduan antara seni dan ilmu.
Kekurangan barang menyebabkan hilangnya penghasilan – terlalu banyak barang akan menghambat aliran arus kas. Sudah umum diketahui, kedua hal ini berdampak pada keuntungan dan arus kas.
Sebuah toko yang menambah jumlah barang kemungkinan menyebabkan dua skenario:
- Penjualan meningkat drastis saat klien melihat banyaknya koleksi, atau
- Penjualan stagnan menyebabkan arus kas tersendat dalam barang.
Saat skenario kedua terjadi, kebanyakan pemilik bisnis akan membiarkan barang tersebut tersimpan di gudang untuk jangka waktu tanpa batas hingga akhirnya ada momen tertentu – seperti hari raya – di mana barang tersebut normalnya terjual.
Tindakan ini menyebabkan kemungkinan terjadinya biaya tersembunyi seperti:
- Hilangnya peluang penjualan di barang baru yang lebih laku karena arus kas tertahan dibarang lama.
- Kebutuhan menyewa gudang penyimpanan barang.
- Biaya bunga atas hutang pendanaan karena arus kas tidak cukup menutupi pembelian dan biaya operasional.
Mengetahui jumlah barang ideal untuk perusahaan kamu membutuhkan pengalaman. Namun dengan program Akuntansi yang tepat, kamu akan dapat memproyeksikan berapa jumlah barang yang harus dipegang.
Beberapa cara memperbaiki kontrol persediaan barang:
- Memonitor persediaan barang secara teratur – pakailah rasio perputaran persediaan (inventory turnover) untuk membandingkan periode sebelumnya dan stkamur industri.
- Jual barang lama dengan bundling atau memberi potongan harga.
- Jangan membeli barang terlalu banyak walaupun ada penawaran potongan harga, bila kemudian membutuhkan waktu lama untuk menjualnya.
- Sebaliknya untuk barang laku, belilah dalam jumlah besar untuk mendapat potongan harga.
- Fokuslah untuk membeli barang saat dibutuhkan untuk menghindari penumpukan.
- Tetapkan batas minimum dan maksimum jumlah barang serta sediakan barang dalam rentang batas ini.
#24 – Jual Aset Non-Produktif
Aset yang tidak menghasilkan imbal balik investasi sepadan dan tidak memperlihatkan proyeksi manfaat ke depan harus dijual.
Aset ini mengikat modal berharga yang dapat dimanfaatkan dalam bisnis. kamu mungkin sedang kehilangan potensi keuntungan di tempat lain karena kas kamu tertahan di aset non-produktif.
Tinjau ulang seluruh aset kamu dan lihat segala opsi yang lebih masuk akal secara ekonomis untuk perbaikan arus kas.
Selanjutnya saat membeli aset, pertimbangkan manfaat dan biaya yang akan muncul dengan memilikinya dibandingkan dengan hanya menyewanya. Opsi yang lebih baik tidak selalu sama setiap kali.
Oleh karena itu, selalulah obyektif dalam memutuskan hal ini.
Saatnya Memperbaiki Arus Kas Perusahaan kamu
Lengkaplah sudah penjelasan dari seluruh strategi & jurus untuk memperbaiki arus kas di perusahaan kamu.
Ingatlah bahwa “Keuangan adalah fondasi dari perusahaan kamu dan sehatnya arus kas adalah ibarat sehatnya jantung dalam tubuh kamu.”
Sehingga, melemahnya arus kas berarti melemahnya kesehatan perusahaan kamu.
Bila kamu mempelajari cara perusahaan lain yang sukses menyelesaikan masalah keuangan & memperbaiki kinerjanya, mereka selalu mulai dari memperbaiki arus kas.
Sebagai pemilik bisnis, salah satu tangan kamu harus selalu berada di atas kontrol arus kas.
Arus kas adalah urat nadi dari kehidupan bisnis kamu, dan gunakanlah seluruh strategi ini dalam memperbaiki arus kas, sekarang juga.
Sumber artikel : https://www.logiframe.com/id/24-jurus-perbaikan-arus-kas-2/
Jika beberapa hal di atas masih belum bisa diantisipasi, maka tidak ada kata terlambat untuk memulainya hari ini. Kamu bisa memulainya bersama EXCELLOKA.
