4 Kiat Membangun Inventory Management yang Efektif Buat Pemilik Bisnis

Inventory management dalam bisnis menentukan jumlah persediaan yang optimal dengan biaya total yang minimal. Inventory atau persediaan bisa terdiri dari banyak hal, seperti bahan mentah atau bahan baku, bahan pembantu, bahan dalam proses, barang jadi, dan suku cadang. Adanya ketidakpastian pasokan dari supplier, ketidakpastian waktu pemesanan, dan ketidakpastian permintaan membuat bisnis harus memiliki inventory management yang baik.

Apabila bisnis memiliki inventory management tentu pada akhirnya akan mendukung dalam memberikan pelayanan yang terbaik bagi konsumen. Pemilik bisnis tidak akan kewalahan karena terhambat proses produksi, adanya kekurangan persediaan, atau adanya ketidakstabilan harga di pasar. Pemilik bisnis idealnya harus memiliki inventory management.

**Pertanyaannya : Bagaimana cara membangun inventory management yang efektif?**

Berikut adalah empat kiat untuk membantu pemilik bisnis mengembangkan inventory management yang efektif.

1. Buatlah perencanaan, lalu eksekusi

Inventory Management merupakan upaya yang terus menerus dan terkonsentrasi, di mana proses nya tidak boleh ditangani hanya pada tingkat operasional. Paket inventaris yang sukses juga harus melibatkan pemasaran, katalog, e-niaga, dan departemen merchandising kamu.

Dengan memiliki perencanan inventory management yang baik, semua tim dalam bisnis akan berhasil. Artinya, tim pembelian dapat memahami kapan dan berapa banyak produk yang akan dibeli, penyedia layanan bisnis kamu tahu kapan harus menyiapkan ruang gudang tambahan. Semua hal dapat berjalan secara teratur dan rapi, serta tidak menimbulkan hambatan dalam bisnis. Perencanaan harus kamu buat dengan melibatkan tim.

Tidak hanya itu, kamu juga perlu menambahkan perkiraan penjualan tahun sebelumnya pada saat membuat perencanaan inventory management. Hal ini diperlukan agar kamu lebih siap apabila terjadi lonjakan musiman dalam permintaan.

Semua perencanaan yang telah disusun untuk periode tertentu harus kamu eksekusi sesuai dengan kalender master inventory management. Walaupun tidak menutup kemungkinan pada prosesnya akan mengalami sedikit perubahan. Cobalah untuk melakukan semua proses berdasarkan pada ‘rencana’.

2. Jangan hanya mengandalkan satu vendor sebagai pemasok bahan baku

Inventory management juga berarti ‘manajemen vendor’. Siapakah yang dimaksud dengan vendor? Vendor biasanya merupakan pihak yang diajak bekerja sama oleh agar bisnis tersebut bisa mencapai tujuan. Misalnya, supplier/ pemasok bahan baku. Jika kamu memiliki produk yang sangat laris, atau kamu sedang merencanakan untuk meningkatkan permintaan secara signifikan, tentu hal ini memiliki risiko dalam persediaan barang/ jasa. Tidak ada salahnya kamu bekerja sama dengan vendor lain sebagai supplier bahan baku sebagai rencana cadangan.

Ketika kamu hanya mengandalkan satu vendor, maka hal ini rentan terhadap resiko bisnis. Apabila vendor kamu bermasalah, dan dia adalah satu-satunya rekanan, secara otomatis bisnis kamu juga bisa mengalami masalah.

Kamu membutuhkan lebih dari satu vendor untuk mengantisipasi permasalahan tersebut. Selain itu, dengan memiliki beberapa vendor akan menjadi lebih bermanfaat karena kamu bisa membandingkan harga dan kualitas sesuai dengan kebutuhan bisnis kamu.

3. Bangun komunikasi yang konsisten dengan vendor

Hubungan yang baik dengan vendor kamu sangat penting untuk keberhasilan bisnis kamu.

Pelanggan tidak akan tahu kamu bekerja sama dengan vendor atau tidak, pelanggan hanya tau brand dari bisnis kamu. Apabila kamu bekerja sama dengan vendor, maka sangat penting untuk berkomunikasi dengan vendor terkait kualitas yang kamu harapkan. Vendor perlu mengetahui rencana inventaris bisnis kamu.

Tidak hanya itu, apabila vendor merupakan pemasok bahan baku dalam bisnis – mulailah untuk berkomunikasi tentang rencana promosi, informasi produk, dan rilis yang akan datang. Sehingga pihak vendor dapat menyesuaikan. Apabila kamu ingin memproduksi produk dalam jumlah tertentu, tidak ada kendala kehabisan bahan baku karena vendor terlambat dalam melakukan pengiriman. Hal ini bisa diantisipasi apabila kamu dapat berkomunikasi secara konsisten dengan vendor.

4. Buatlah kebijakan dalam inventory management

Prosedur operasional sangat penting untuk bisa membuat operasi gudang dalam bisnis kamu menjadi proses yang seragam. Cobalah untuk menyusun kebijakan dalam inventory management, seperti waktu pengiriman bahan baku dari vendor, diterima di gudang, batas waktu penyimpanan, proses produksi, pengemasan, hingga penjualan.

Kebijakan ini tidak hanya mencakup waktu, tetapi proses yang harus dilakukan oleh karyawan dalam bisnis kamu. Misalnya, karyawan gudang harus menerima bukti pengiriman barang dari vendor saat bahan baku diterima di gudang. Begitu pula sebaliknya, karyawan harus memberikan bukti penerimaan barang kepada vendor. Berkas-berkas ini menjadi sangat penting apabila terjadi kesalahpahaman dalam proses pengiriman dan penerimaan bahan baku. Oleh karena itu, penting bagi kamu untuk membuat kebijakan dalam inventory management.