7 Alasan Kenapa Small Business Owner Harus Menulis Kebijakan dan Prosedur Bisnis

Sebagai small business owner kamu pasti memiliki cerita bagaimana ide bisa berubah menjadi bisnis.

Bisnis kamu bergerak dalam barang maupun penyedia jasa, tentu produk bisa menjadi ‘bagus’ bagi pelanggan apabila proses pembuatan atau layanan dirancang sesuai kebutuhan pelanggan. Bagaimana cara memastikannya? Small business owner dalam hal ini harus menulis Business Policies and Procedures.

Mengapa menulis kebijakan dan prosedur bisnis diperlukan?

Karena karyawan dipekerjakan, penting bagi mereka untuk memahami proses kerja yang benar untuk memastikan dan mempertahankan kualitas yang tinggi dari layanan atau produk.

Kebijakan dan prosedur memberikan panduan untuk memenuhi tujuan organisasi dan menjelaskan langkah-langkah yang harus diambil karyawan saat membuat produk atau memberikan layanan kepada pelanggannya.

Hal ini jelas memastikan konsistensi dalam bisnis dan membantu menjaga kualitas produk. Suatu kebijakan dalam bisnis akan menetapkan harapan untuk perilaku karyawan dan prosedur tersebut menguraikan langkah-langkah untuk itu.

Berikut 7 Alasan Kenapa Small Business Owner Harus Menulis Kebijakan dan Prosedur Bisnis

1.Menetapkan langkah-langkah yang diperlukan

Prosedur harus meletakkan langkah-langkah yang diperlukan untuk melakukan tugas pekerjaan atau memberikan layanan kepada pelanggan.

Misalnya, untuk seorang pelayan yang melayani di restoran, layanan harus disampaikan dengan memperkenalkan diri, membuat kontak mata dengan pelanggan, menawarkan item menu paling populer, memastikan kapan pelayan harus menyajikan minuman dan memastikan kualitas makanan memenuhi harapan pelanggan.

2.Ukuran kinerja

Prosedur harus digunakan sebagai alat untuk mengukur kinerja karyawan dengan menentukan apakah prosesnya diikuti dengan tepat.

Misalnya, prosedur resepsionis yang menjawab telepon harus menyertakan pelacakan seberapa sering penerima telepon menjawab telepon menggunakan skrip telepon.

3.Konsistensi proses

Ketika prosedur diikuti, ada konsistensi dalam praktik untuk proses kerja. Ini membantu memastikan bahwa semuanya dilakukan dengan cara yang sama, setiap waktu dan semua langkah diikuti. Konsistensi ini diperlukan untuk menjaga kualitas bisnis, terutama pelayanan yang diberikan kepada pelanggan.

Ketika langkah-langkah dilewati, itu menciptakan proses yang tidak konsisten yang kemudian menciptakan variasi dalam kualitas produk atau layanan.

4.Sajikan sebagai alat pelatihan

Produk mungkin hanya sebagus proses yang dibuat atau layanan yang diberikan kepada pelanggan. Menulis kebijakan dan prosedur bisnis dapat membantu memastikan kualitas produk yang dimiliki. Pelatihan karyawan adalah salah satu investasi yang paling berharga yang dapat dilakukan oleh organisasi mana pun. Ketika karyawan menerima pelatihan menyeluruh dan deskripsi pekerjaan yang terperinci, tentu mereka siap untuk menyelesaikan pekerjaannya.

Menggunakan kebijakan dan prosedur sebagai bagian dari pelatihan karyawan membantu memastikan adanya konsistensi dalam proses kinerja sehingga tercapai sesuai harapan. Sebagai salah satu contoh, yaitu tinjauan kebijakan dan prosedur harus dimasukkan dalam proses orientasi karyawan yang baru.

5. Menggabungkan pengalaman pekerja

Kebijakan dan prosedur menggabungkan antara peraturan yang ditentukan dengan pengalaman kerja, khususnya dari pengalaman kerja karyawan yang sudah cukup lama bergelut dalam pekerjaan tertentu. Dalam kebijakan bisnis juga menggabungkan hasil dari kinerja terbaik yang bisa dicapai untuk memastikan bahwa produk dan layanan yang diberikan berkualitas dan memenuhi syarat. Sehingga penting bagi small business owner untuk mengetahui pencapaian dan proses kinerja karyawan untuk melihat apakah kebijakan dalam bisnis sesuai atau perlu diperbaiki kembali.

6. Pelatihan penyegaran

Memiliki pedoman kebijakan dan prosedur tertulis sangat penting karena bisa membantu mengingatkan karyawan bahwa “pekerjaan ku sudah sesuai dan mencapai tujuan atau belum”. Tidak hanya itu, karyawan perlu dilatih untuk mengikuti kebijakan dan prosedur bisnis agar mereka bisa mencapai target tertentu dan memperoleh rewards atas keberhasilannya. Karyawan akan semakin termotivasi sehingga kinerja nya semakin baik. Sebagai small business owner perlu menerapkan hal ini dalam bisnis.

7. Landasan untuk peningkatan proses

Ketika kebijakan dan prosedur ditinjau baik karyawan, pelanggan dan data kualitas, hal itu bisa berfungsi untuk meningkatkan dan memperbaiki proses yang berlangsung saat ini. Hasil evaluasi diperlukan agar dapat membantu meningkatkan produk dan layanan yang mendukung strategi layanan pelanggan.

Hal Lain yang Perlu Dipertimbangkan small business owner:

Kebijakan dan prosedur perlu ditinjau dan diperbarui setidaknya setiap tahun untuk membuat perbaikan dan menjaga kondisi bisnis.
Karyawan memerlukan pelatihan awal tentang prosedur tetapi harus memiliki penyegaran berkelanjutan untuk memberitahu mereka tentang perubahan dalam praktik dan untuk mengingatkan mereka tentang harapan agar mengikuti prosedur.
Harus ada dokumentasi file secara rapi yang juga dilakukan oleh karyawan untuk pelatihan dokumen.
Kebijakan dan prosedur harus secara konsisten ditinjau untuk keefektifannya dan untuk memastikan bahwa apa yang sedang dilakukan dalam praktik adalah menambah nilai.
Kebanyakan prosedur harus memiliki daftar periksa yang menyederhanakan proses dan berfungsi sebagai pengingat bagi karyawan.

Ketika suatu bisnis tumbuh, penting untuk memiliki catatan khusus yang dinilai dan dianggap penting. Melakukannya secara terperinci dalam panduan kebijakan dan prosedur, yang dibagikan pada karyawan, dapat membantu memastikan bahwa bisnis yang dijalankan selalu mempertahankan dan meningkatkan kualitas dari produk dan layanan sesuai harapan pelanggan.

http://www.excelloka.com