Pernahkan Anda mengadakan sebuah event atau seminar dan bingung harus mencari peserta?
Atau mungkin Anda berencana mengadakan event atau seminar publik dimasa yang akan datang?
Bagi Anda yang sudah familiar dengan event atau seminar pasti mengetahui bahwa kesuksesan suatu event tersebut karna banyaknya peserta yang datang dan mau membayar kursi. Meskipun memang untuk mengajak peserta datang apalagi membayar bukanlah hal yang mudah.
Ada berbagai cara mendatangkan peserta, bisa dengan cara gratis maupun berbayar, tapi disini kami membahas cara yang berbayar karena terbukti efektif dan tidak menyia-nyiakan waktu.
Banyak sekali teknik yang bisa Anda lakukan untuk mendatangkan peserta ke event atau seminar. Bisa dengan cara berbayar ataupun gratis. Salah satu cara berbayar yang efektif dan tidak menyianyiakan waktu Anda adalah dengan mengunjungi dan menggunakan jasa www.excellence.asia yang menyediakan semua hal yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan event mulai dari promosi, pembelian, pendaftaran, dan sebagainya dalam satu online platform. Sangat simple dan praktis!
Lalu, apa saja 6 teknik rahasia mengorganisir event agar mendatangkan ratusan peserta yang harus Anda perhatikan? Teknik ini berawal dari tahapan sebelum event sampai dengan event selesai.
1. Tema Dan Konsep Acara Yang Unik
Selain peserta, faktor lain yang menjadi kunci utama suksesnya sebuah event atau seminar publik adalah tema dan konsep yang akan diusung. Buatlah tema dan konsep acara yang sesuai dengan target audience Anda. Misalnya jika Anda ingin menargetkan audience atau peserta dari kalangan anak muda yang ingin belajar berwirusaha maka tema dan acara yang bisa Anda usung adalah “Young Start Up Challenge” atau “Berani Jadi Wirausaha Muda”.
Buatlah konsep semenarik dan seunik mungkin agar memberikan kesan mendalam untuk audience Anda. Anda bisa melakukan brainstorming dengan tim Anda hingga mendapatkan ide, tema dan acara yang fresh dan sesuai audience.
Apabila Anda susah mendapatkan ide, tema dan acara yang sesuai dengan audience, Anda bisa mengkonsultasikan hal ini kepada orang yang sudah professional dibidang penyelenggaraan event atau seminar publik. Dimana Anda bisa menemukan para profesional tersebut? Anda bisa mengunjungi dan berkonsultasi di www.excellence.asia. Dapatkan tips menarik seputar penyelenggaraan event bersama para professional dibidangnya.
2. Job-desc yang jelas
Langkah berikutnya yang harus Anda lakukan setelah membuat tema dan konsep acara adalah membentuk panitia acara. Sebaiknya panitia acara dibagi dalam beberapa divisi yang setiap divisinya memiliki tugas dan peran sesuai dengan jobd-desc.
Job desc harus tercatat secara sistematis mengenai tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap pantia.Pastikan setiap job-desc yang telah Anda susun dapat dimengerti dan bisa dilaksanakan oleh anggota panitia. Anda juga harus memberikan kepercayaan kepada panitia agar mereka bisa mengerjakan job-desc secara maksimal. Agar tidak terjadi miss saat hari H, sebaiknya adakan pertemuan setiap hari atau 3 kali sehari untuk mengetahui perkembangan jobdes yang sudah dikerjakan.
3. Budgeting Acara
Dalam pelaksanaan event atau seminar public budgeting adalah hal yang paling krusial. Sebelum membuat budgeting acara sebaiknya Anda membuat list terlebih dahulu. List ini berisi semua biaya yang Anda perlukan mulai dari perlengkapan yang harus dibeli hingga kisaran harga tempat yang akan disewa untuk menyelenggarakan kegiatan tersebut.
Salah satu poin terpenting memilih tempat atau lokasi untuk event sebaiknya mudah dijangkau atau berada dipusat kota. Memilih lokasi dipusat kota tentu mengeluarkan biaya yang relative lebih mahal namun akan memudahkan peserta untuk mendatangi event Anda. Selain lokasi, Anda juga harus melakukan survey untuk melihat jumlah kapasitas tempat dan juga apakah sesuai dengan konsep yang telah dibuat.Jika tidak ingin repot dalam menentukan lokasi yang sesuai dengan event Anda. Anda bisa mengunjungi dan berkonsultasi di www.excellence.asia. Platform www.excellence.asia memiliki professional EO yang telah berpengalaman menyelanggarakan EO dan juga memiliki koneksi yang cukup luas dalam bidang event.
4. Buat timeline
Untuk mengontrol perencanaan acara , mengetahui sudah sejauh mana persiapan yang sudah dilakukan dan apa saja yang masih kurang Anda perlu membuat timeline. Dalam timeline tersebut harus tercatat secara rinci kegiatan setiap anggota beserta deadlinenya. Dengan adanya deadline pekerjaan akan lebih terkontrol dan akan menghindari pekerjaan mundur dari waktu yang seharusnya. Lakukan evaluasi setiap hari untuk mengetahui seberapa matang persiapan yang sudah dilakukan dan juga apabila ada masalah dalam pelaksanaan timeline tersebut.
5. Plan A, plan B
Sedia payung sebelum hujan, istilah ini sangat cocok untuk mendiskripsikan Plan A dan Plan B ini. Plan B ini adalah rencana cadangan yang sudah Anda persiapkan apabila Plan A ternyata gagal atau tidak memungkinkan untuk di eksekusi. Karna banyak sekali kejadian di acara event yang kadang terjadi diluar rencana, seperti bintang tamu datang terlambat atau microfone MC mati saat di panggung.
6. Utamakan Teamwork
Kerjasama tim merupakan elemen utama yang menentukan suksesnya sebuah acara event. Apabila konsep acara sudah menarik, lokasi acara mudah di jangkau dan strategis hal yang perlu dipantau selanjutnya adalah kerjasama tim dalam event Anda. Salah satu kunci agar kerjsama berjalan dengan baik adalah komunikasi untuk memecahkan masalah agar tidak terjadi kesalahpahaman.
Oya, saat ini www.excellence.asia bisa membantu Anda dalam menyelenggarakan event hingga ribuan peserta. Wow.. Dan bagi Anda yang tidak suka repot, sebenarnya www.excellence.asia juga memiliki professional dibidang event. Kalau Anda ingin mengadakan event untuk perusahaan, Anda bisa menggunakan jasa www.excellence.asia.
Kemudahan event Anda telah hadir dalam satu platform, Anda tidak perlu repot mengurusi promosi, pembelian hingga pendaftaran untuk event Anda. Wujudkan ide Anda bersama kami!
Semoga bermanfaat untuk menjadi panduan Anda dalam mengadakan event berskala nasional.
Leave a Reply
Want to join the discussion?Feel free to contribute!